MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

TECNOLÓGICO NACIONAL DEL MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CERRO AZUL

- ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES -

MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

INGENIERÍA INDUSTRIAL.

5° SEMESTRE.

GRUPO:
1

CATEDRÁTICO:

M.C. GUZMÁN SAMPAYO RAUL LEONEL

ALUMNO:

CADENA  PEREZ  ZDENKO  ALDAIR

INTRODUCCIÓN

En estos tiempos modernos, la palabra inventario ha alcanzado una notoriedad muy alta; Los problemas de inventarios pueden llevar a la quiebra de un negocio, por ejemplo, hemos escuchado que debemos mantener niveles óptimos de inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se deber mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la organización. El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas; una mala administración, puede ser el culpable de generar clientes descontentos por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra.

¿QUE ES UN INVENTARIO?

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

TIPOS DE INVENTARIO 

      ✨Inventarios Finales:

Se realizan cada que se cierra el periodo fiscal, normalmente se realiza en el mes de diciembre.

✨Inventarios Periódicos:

Se realizan cada determinado tiempo, depende de cada empresa el tiempo de realización de este. 

✨Inventarios Finales:

Se registran todos los bienes de la empresa, se cuentan solo los bienes existentes en el día o días de elaboración. Se realiza al inicio del periodo contable que por lo general es el 1 de enero. 

✨Inventario de productos en proceso de fabricación:

Incluye los bienes que ha adquirido una empresa de tipo manufacturera, industrial y están en proceso. Se cuantifican a través de la cantidad de materiales de la mano de obra o gastos de fabricación aplicables a fechas de cierre.

✨Inventarios de materia primas:

Se incluye los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna manera.

✨Inventarios de suministros de fábrica:

Incluye todos los materiales que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que se pueden cuantificar exactamente: lijas, clavos, lubricante.

✨Inventario de producto en proceso:

Es el material que se está utilizando en la elaboración del producto. 

✨Inventario de productos terminados:

Son los productos que adquieren las empresas manufactureras o industriales y después modificar o transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.

FUNCIÓN DE LOS INVENTARIOS

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

¿POR QUE ES IMPORTANTE EL INVENTARIO EN UNA EMPRESA?

Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el momento indicado. Sin duda alguna, para cualquier tipo de empresa se hacen necesarios los inventarios dado a que la base de todas las organizaciones consiste en la compra y venta de bienes y servicios, haciéndose necesaria la existencia de los inventarios, los cuales le van a permitir tener control de la mercancía y a su vez generar reportes de la situación económica de la empresa

Debemos tener precaución a la hora de poseer inventarios altamente exagerados, puesto que podemos descuidar la existencia de algún artículo, lo cual puede provocar el paro de la producción de nuestra empresa, en tal caso si esta es prestadora de servicios y/o fabricante, o por el otro lado, al no tener en inventario lo que se necesita, podemos ocasionar el paro de la producción de la empresa a la cual le proveemos dicho artículo.

Algunas ventajas de usar los inventarios adecuadamente son;

💫Facilidad a la hora de informar a nuestra producción o cliente lo que se tiene, de esta forma permite más rápidamente despachar las órdenes urgentes, de esta forma garantizamos a nuestros clientes un buen servicio y credibilidad a la hora de las negociaciones.

💫Facilidad al cumplir con los plazos de entrega del servicio que se presta, insumos o artículos a suministrar.

💫Tener claridad de la materia prima disponible.

SIGNIFICADO ECONÓMICO DE LOS INVENTARIOS

La gestión de inventarios implica dos costos básicos:

🌠Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que se produce una degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.

🌠Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulación de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversión de una empresa, veamos un ejemplo:

EE.UU.: en una empresa común, los inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del capital circulante (es decir dinero en efectivo).

Beneficios:

🌠Planeación de compras de la empresa: al tener un control de inventarios, vamos creando información precisa para el aprovisionamiento de productos sin excesos y faltantes.

🌠Planeación del flujo de efectivo: Se conocerá el monto de la compra diaria semanal, lo que permitirá saber cuánto se invertirá.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

CONTROL DE INVENTARIO

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

✨Planeamiento

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo, ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

Compra u obtención

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

✨Recepción

Debe ser responsable de lo siguiente:

🌠La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

🌠La relación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

🌠La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

✨Almacenaje

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

🌠Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.

🌠Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.

🌠Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.

✨Producción

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

🌠La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.

🌠Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc, de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.

🌠La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.

✨Despachos

Todos los despachos, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

✨Contabilidad

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada

SISTEMA CONTROL   A B C

El sistema de control A B C nos muestra cómo manejar el inventario de acuerdo con la clasificación de prioridades, ésta puede realizarse de tres diferentes formas; de acuerdo al costo de unitario, de acuerdo al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener presente el costo. Cada una de ellas será ampliada más adelante, observando que en cualquiera de las tres se subdivide en los grupos A, B, y C.

Pueden observarse diferentes técnicas que mejoren los métodos de trabajo especialmente en el área de producción una de ellas es el análisis ABC, también llamado respuesta de esfuerzo, análisis de respuesta o análisis de estructura de dos fenómenos.

"Esta técnica se utiliza especialmente en: Gestión de stock, análisis de productos, análisis de ventas, análisis de clientes, entre otros"

Este sistema pretende que el costo y el manejo del inventario disminuyan. Además, puede proporcionar una rotación de inventario más frecuente incremento en las ventas y reducción de sistemas de trabajo que disminuirán costos.

"La filosofía del sistema dice: Muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado. "Por esta razón sugiere clasificar según la importancia y consumo, así:

🌟A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisición y por el costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante dentro del trabajo fundamental. Generalmente un pequeño número de elementos pertenece a este grupo y los pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas por los clientes.

🌟B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el control que se ejerce sobre ellos. Para la realización de pedidos debe calcularse la cantidad óptima de pedido.

🌟C: Artículos que requieren poca inversión por ser de poca importancia en la elaboración del producto final, requiriendo revisión sencilla sobre las existencias, pero que serán suficientes para lo requerido finalmente. Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.

Para la clasificación de los artículos dentro del análisis ABC pueden observarse varios aspectos:

🌠Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo.

🌠Costo unitario.

🌠Escasez del material utilizado para la fabricación de ese artículo.

🌠Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el artículo.

🌠Tiempo necesario de obtención.

🌠Requerimientos de almacenamiento para un artículo.

🌠Costo de escasez del artículo.

🌠Volatilidad del diseño de ingeniería".

El análisis ABC puede observarse con un solo criterio o con múltiples. En el primer caso se separan los artículos en tres grupos de acuerdo a su consumo anual: A Elevado, B intermedio y C bajo. Siendo “A” el 20%, que representa el 65% del consumo anual, “B” el 30% que representa el 30% de los artículos y el 25% del consumo anual y “C” el 50% que representa el 10% del consumo anual. Sin olvidar que estos porcentajes no son constantes en todas las empresas.

INVENTARIOS CÍCLICOS O ROTATIVOS

El inventario cíclico o rotativo es un método de conteo y control en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio fiscal. Es una técnica que consiste en hacer el recuento de artículos de forma continua, junto con el resto de actividades, dentro o fuera del horario laboral. El recuento cíclico consiste en la comprobación permanente de la exactitud de los registros de cada referencia.

Para realizar este procedimiento se recurre a la distribución por valor ABC con el fin de determinar el número de conteos que se deben de realizar diariamente, de cada una de las partidas clasificadas como A, B y C.

VENTAJAS DE LOS INVENTARIOS CÍCLICOS O ROTATIVOS

DESVENTAJAS DE LOS INVENTARIOS ANUALES O SEMESTRALES

COSTOS DE LOS INVENTARIOS ANUALES

El mayor costo del inventario anual lo representa la producción pérdida durante el tiempo que dura el inventario.

Por ejemplo: Si una empresa que produce 10,000 unidades de un artículo de plástico que tiene un precio de $15.00 y una utilidad marginal de $10.00 por unidad, deja de trabajar 3 días, el costo de la utilidad marginal perdida es de:

NÚMERO DE PIEZAS	UTILIDAD POR PIEZA	DÍAS DE INVENTARIO	COSTO DE LA UTILIDAD MARGINAL PERDIDA
10 000	$10.00	3	=$300 000.00

En otro ejemplo más significativo, si una empresa produce 100 000 automóviles por año. Trabaja 300 días al año y cada automóvil le deja una utilidad marginal de $30 000.00, su costo por producción perdida durante un periodo de 5 días que duraría su inventario, es de:

300 000

/300 *

1000

$30 000

5 DÍAS

=$150 000 000

NORMATIVIDAD LEGAL PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS

El artículo 86 de la LISR establece que los contribuyentes que obtengan ingresos del título II de dicha ley, además de las obligaciones establecidas en otros artículos tendrán, entre otras, las siguientes:

🌠Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación (CFF) y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR).

🌠Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias respectivas.

🌠Llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, conforme al sistema de inventarios perpetuos. Los contribuyentes podrán incorporar variaciones al sistema señalado, siempre que cumplan con los requisitos que se establezcan mediante reglas de carácter general.

La fracción IV del artículo 28 del CFF también establece la obligatoriedad de llevar un control de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados. El control consistirá en un registro que permita identificar por unidades, por productos, por concepto y por fecha, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios, así como las existencias al inicio y al final de cada ejercicio de tales inventarios. Dentro del concepto se deberá indicar si se trata de devoluciones, enajenaciones, donaciones, destrucciones, entre otros.

El CFF también regula aspectos de los inventarios en su artículo 80 que se refiere a los costos de los mismos; el artículo 83 fracción II que se refiere a las sanciones por no levantar el inventario y otros artículos más con los que se confirma la preocupación de la autoridad para que las empresas trabajen correctamente.

EJEMPLO APLICADO A UNA EMPRESA (SUPER MERCADO) 

El supermarket “Zdenko” tiene una gran variedad de productos en venta, los cuales 15 son los de mayor demanda y tienen mayor movilidad en la empresa, los cuales y se representan en la siguiente tabla:

Artículo	Costo
Aceite: Members Mark	20
Jabón: Percil	12
Papel de higiénico: Cottonelle	15
Jabón de manos: Blue	9
Manzana gold delicious	30
Mango ataulfo	26
Aromatisante: Fraiche	6
Desodorante: Reaxona	33
Escobas: Cotorros	14
Insecticida: Baigon	34
Leche: Lala	42
Garrafon de agua: Bonafond	21
Azucar: Sugar	34
Shampo: Bioexpert	20
Pinol	43

Se pide determinar la clasificación A-B-C de los productos a través del promedio de los artículos, por lo que se presentan los siguientes pasos:

-Tome en cuenta los siguientes valores para

A = 16%

B = 32%

C = 52%

Se ordenarán los productos de forma descendente de acuerdo a su promedio.

Se ordenan los artículos
Artículo	Costo
Pinol	43
Leche: Lala	42
Insecticida: Baigon	34
Azucar: Sugar	34
Desodorante: Reaxona	33
Manzana gold delicious	30
Mango ataulfo	26
Garrafon de agua: Bonafond	21
Aceite: Members Mark	20
Shampo: Bioexpert	20
Papel de higiénico: Cottonelle	15
Escobas: cotorros	14
Jabón: Percil	12
Jabón de manos: Blue	9
Aromatisante: Fraiche	6

Posteriormente se multiplica el total de los productos por el 16%, 32% y 52% que presentan A, B y C, respectivamente.

A	15*16%=2.4	2 articulos
B	15*32%=4.8	5 articulos
C	15*52%=7.8	8 articulos

Se realiza la clasificación de los productos quedando la tabla de la siguiente manera:

Se clasifican los productos
Artículo	Costo	Clasificación
Pinol	43	A
Leche: Lala	42
Insecticida: Baigon	34	B
Azucar: Sugar	34
Desodorante: Reaxona	33
Manzana gold delicious	30
Mango ataulfo	26
Garrafon de agua: Bonafond	21	C
Aceite: Members Mark	20
Shampo: Bioexpert	20
Papel de higiénico: Cottonelle	15
Escobas: cotorros	14
Jabón: Percil	12
Jabón de manos: Blue	9
Aromatisante: Fraiche	6

CONCLUSIÓN

El solo hecho que las existencias de un producto vendible que no posee un control o administración adecuada puede hacer que una empresa pequeña o mediana baje sus utilidades de forma brusca, por otra parte, las malas fluideces en el manejo de los productos de necesidad básica para los consumidores de dichas empresas pueden llevar a la perdida de utilidades o hasta pérdida de clientes. Es por eso que es de vital importancia el conocer los inventarios, así como también es de vital importancia el saber administrarlos.

Por eso es muy importante que las empresas tengan su inventario controlado, vigilado y ordenado, dado que de este depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándole a la disposición en el momento adecuado ya que en un futuro como ingenieros industriales podemos desarrollar todas estas herramientas y aprendizajes dentro del ámbito laboral – profesional.

INFORMACIÓN ADICIONAL: