TECNOLÓGICO NACIONAL DEL MÉXICO
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CERRO AZUL
- ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES -
MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
INGENIERÍA INDUSTRIAL.
5° SEMESTRE.
GRUPO:
1
CATEDRÁTICO:
M.C. GUZMÁN SAMPAYO RAUL LEONEL
ALUMNO:
En estos tiempos modernos, la palabra inventario ha
alcanzado una notoriedad muy alta; Los problemas de inventarios pueden llevar a
la quiebra de un negocio, por ejemplo, hemos escuchado que debemos mantener
niveles óptimos de inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se deber
mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a
una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un
inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor
utilizados en funciones más productivas de la organización. El control del
inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, tanto en grandes
empresas como en pequeñas y medianas; una mala administración, puede ser el
culpable de generar clientes descontentos por el no cumplimiento de la demanda,
además de ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la
quiebra.
¿QUE ES UN INVENTARIO?
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que
tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o
la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico
determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa.
El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de
resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo
corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta
del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el
costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
TIPOS DE INVENTARIO
✨Inventarios Finales:
Se realizan cada que se cierra el periodo
fiscal, normalmente se realiza en el mes de diciembre.
✨Inventarios Periódicos:
Se realizan cada determinado tiempo,
depende de cada empresa el tiempo de realización de este.
✨Inventarios Finales:
Se registran todos los bienes de la
empresa, se cuentan solo los bienes existentes en el día o días de elaboración.
Se realiza al inicio del periodo contable que por lo general es el 1 de enero.
✨Inventario de productos en proceso de
fabricación:
Incluye los bienes que ha adquirido una
empresa de tipo manufacturera, industrial y están en proceso. Se cuantifican a
través de la cantidad de materiales de la mano de obra o gastos de fabricación
aplicables a fechas de cierre.
✨Inventarios de materia primas:
Se incluye los materiales que se requieren
para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna
manera.
✨Inventarios de suministros de fábrica:
Incluye todos los materiales que se
utilizan para la elaboración de los productos, pero que se pueden cuantificar
exactamente: lijas, clavos, lubricante.
✨Inventario de producto en proceso:
Es el material que se está utilizando en la
elaboración del producto.
✨Inventario de productos terminados:
Son los productos que adquieren las empresas
manufactureras o industriales y después modificar o transforman para venderlos
como productos elaborados por ellos.
FUNCIÓN DE LOS INVENTARIOS
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una
parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de
llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas
otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito
del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén
de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener
inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este
inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante
una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una
organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa,
podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga
de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En
ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas
relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de
una política bien pensada, está bien; sin embargo, frecuentemente resulta ser
un camino fácil para obviar una tarea difícil.
¿POR QUE ES IMPORTANTE EL INVENTARIO EN UNA EMPRESA?
Es muy importante que las empresas tengan su inventario
atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado a que de éste depende el
proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en
el momento indicado. Sin duda alguna, para cualquier tipo de empresa se hacen
necesarios los inventarios dado a que la base de todas las organizaciones
consiste en la compra y venta de bienes y servicios, haciéndose necesaria la
existencia de los inventarios, los cuales le van a permitir tener control de la
mercancía y a su vez generar reportes de la situación económica de la empresa
Debemos tener precaución a la hora de poseer inventarios
altamente exagerados, puesto que podemos descuidar la existencia de algún
artículo, lo cual puede provocar el paro de la producción de nuestra empresa,
en tal caso si esta es prestadora de servicios y/o fabricante, o por el otro
lado, al no tener en inventario lo que se necesita, podemos ocasionar el paro
de la producción de la empresa a la cual le proveemos dicho artículo.
Algunas ventajas de usar los inventarios adecuadamente son;
💫Facilidad a la hora de informar a nuestra producción o
cliente lo que se tiene, de esta forma permite más rápidamente despachar las órdenes
urgentes, de esta forma garantizamos a nuestros clientes un buen servicio y
credibilidad a la hora de las negociaciones.
💫Facilidad al cumplir con los plazos de entrega del servicio
que se presta, insumos o artículos a suministrar.
💫Tener claridad de la materia prima disponible.
SIGNIFICADO ECONÓMICO DE LOS INVENTARIOS
La gestión de inventarios implica dos costos básicos:
🌠Costos de penalización por inexistencia de los materiales:
Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del
producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material
produce problemas de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución,
en las que se produce una degradación de disponibilidad o seguridad, como
consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.
🌠Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en
capital inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos
inventarios. Los costos de acumulación de inventarios pueden ser muy
importantes dentro del capital de inversión de una empresa, veamos un ejemplo:
EE.UU.: en una empresa común, los inventarios representan el
34% del valor de los activos y el 90% del capital circulante (es decir dinero
en efectivo).
Beneficios:
🌠Planeación de compras de la empresa: al tener un control de
inventarios, vamos creando información precisa para el aprovisionamiento de productos
sin excesos y faltantes.
🌠Planeación del flujo de efectivo: Se conocerá el monto de la
compra diaria semanal, lo que permitirá saber cuánto se invertirá.
FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de inventario implica la determinación de
la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán
colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos
factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la
administración de inventario:
El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener
ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría
de las empresas, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los
clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan
hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d
producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento
es costoso.
CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto
grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a
través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que
abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de
ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo pro el
departamento de contabilidad para la determinación de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las
funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
✨Planeamiento
La base para planear la producción y estimar las necesidades
en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas.
Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y
los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se
desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan
en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales,
sin embargo, ellos facilitan un control global de las actividades de
producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad
de las operaciones actuales.
Compra u obtención
En la función de compra u obtención se distinguen
normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que
consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren.
Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del material.
✨Recepción
Debe ser responsable de lo siguiente:
🌠La aceptación de los materiales recibidos, después que estos
hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
🌠La relación de informes de recepción para registrar y
notificar la recepción y aceptación.
🌠La entrega o envío de las partidas recibidas, a los
almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la
apropiación indebida de activos.
✨Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o
armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden
encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La
responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
🌠Comprobación de las cantidades que se reciben para
determinar que son correcta.
🌠Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección
contra los elementos y las extracciones no autorizadas.
🌠Extracción de materiales contra la presentación de
autorizaciones de salida para producción o embarque.
✨Producción
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo
control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
🌠La información adecuada sobre el movimiento de la producción
y los inventarios.
🌠Notificación rápida sobre desperdicios producidos,
materiales dañados, etc, de modo que las cantidades y costos correspondientes
de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
🌠La información rápida y precisa de parte de la fábrica,
constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y
los procedimientos de control de producción.
✨Despachos
Todos los despachos, incluyéndose aquellas partidas que no
forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes
de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
✨Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable
sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a
través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir, la
administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de
inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las
órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada
SISTEMA CONTROL A B C
El sistema de control A B C nos muestra cómo manejar el
inventario de acuerdo con la clasificación de prioridades, ésta puede
realizarse de tres diferentes formas; de acuerdo al costo de unitario, de acuerdo
al costo total de existencia y de acuerdo al orden de requerimientos sin tener
presente el costo. Cada una de ellas será ampliada más adelante, observando que
en cualquiera de las tres se subdivide en los grupos A, B, y C.
Pueden observarse diferentes técnicas que mejoren los
métodos de trabajo especialmente en el área de producción una de ellas es el
análisis ABC, también llamado respuesta de esfuerzo, análisis de respuesta o
análisis de estructura de dos fenómenos.
"Esta técnica se utiliza especialmente en: Gestión de
stock, análisis de productos, análisis de ventas, análisis de clientes, entre
otros"
Este sistema pretende que el costo y el manejo del
inventario disminuyan. Además, puede proporcionar una rotación de inventario
más frecuente incremento en las ventas y reducción de sistemas de trabajo que
disminuirán costos.
"La filosofía del sistema dice: Muchas veces cuesta más
el control que lo que vale lo controlado. "Por esta razón sugiere
clasificar según la importancia y consumo, así:
🌟A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de
adquisición y por el costo de tenerlo en inventario, por su aporte directo a
las utilidades y por ser material importante dentro del trabajo fundamental.
Generalmente un pequeño número de elementos pertenece a este grupo y los
pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes hechas
por los clientes.
🌟B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por
costos, por utilidad y por el control que se ejerce sobre ellos. Para la
realización de pedidos debe calcularse la cantidad óptima de pedido.
🌟C: Artículos que requieren poca inversión por ser de poca
importancia en la elaboración del producto final, requiriendo revisión sencilla
sobre las existencias, pero que serán suficientes para lo requerido finalmente.
Puede mantenerse una cantidad considerable en bodega, se procura no sobrepasar
ni estar por debajo de los que debe mantener de existencia.
Para la clasificación de los artículos dentro del análisis
ABC pueden observarse varios aspectos:
🌠Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo.
🌠Costo unitario.
🌠Escasez del material utilizado para la fabricación de ese
artículo.
🌠Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e
instalaciones para producir el artículo.
🌠Tiempo necesario de obtención.
🌠Requerimientos de almacenamiento para un artículo.
🌠Costo de escasez del artículo.
🌠Volatilidad del diseño de ingeniería".
El análisis ABC puede observarse con un solo criterio o con
múltiples. En el primer caso se separan los artículos en tres grupos de acuerdo
a su consumo anual: A Elevado, B intermedio y C bajo. Siendo “A” el 20%, que
representa el 65% del consumo anual, “B” el 30% que representa el 30% de los
artículos y el 25% del consumo anual y “C” el 50% que representa el 10% del
consumo anual. Sin olvidar que estos porcentajes no son constantes en todas las
empresas.
En otro ejemplo más significativo, si una empresa produce 100 000 automóviles por año. Trabaja 300 días al año y cada automóvil le deja una utilidad marginal de $30 000.00, su costo por producción perdida durante un periodo de 5 días que duraría su inventario, es de:
INVENTARIOS CÍCLICOS O ROTATIVOS
El inventario cíclico o rotativo es un método de conteo y
control en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el
ejercicio fiscal. Es una técnica que consiste en hacer el recuento de artículos
de forma continua, junto con el resto de actividades, dentro o fuera del
horario laboral. El recuento cíclico consiste en la comprobación permanente de
la exactitud de los registros de cada referencia.
Para realizar este procedimiento se recurre a la distribución
por valor ABC con el fin de determinar el número de conteos que se deben de
realizar diariamente, de cada una de las partidas clasificadas como A, B y C.
VENTAJAS DE LOS INVENTARIOS CÍCLICOS O ROTATIVOS
DESVENTAJAS DE LOS INVENTARIOS ANUALES O SEMESTRALES
COSTOS DE LOS INVENTARIOS ANUALES
El mayor costo del inventario anual lo representa la
producción pérdida durante el tiempo que dura el inventario.
Por ejemplo: Si una empresa que produce 10,000 unidades de
un artículo de plástico que tiene un precio de $15.00 y una utilidad marginal
de $10.00 por unidad, deja de trabajar 3 días, el costo de la utilidad marginal
perdida es de:
NÚMERO DE PIEZAS
|
UTILIDAD POR PIEZA
|
DÍAS DE INVENTARIO
|
COSTO DE LA
UTILIDAD MARGINAL PERDIDA
|
10 000
|
$10.00
|
3
|
=$300 000.00
|
En otro ejemplo más significativo, si una empresa produce 100 000 automóviles por año. Trabaja 300 días al año y cada automóvil le deja una utilidad marginal de $30 000.00, su costo por producción perdida durante un periodo de 5 días que duraría su inventario, es de:
300 000
|
/300 *
|
1000
|
$30 000
|
5 DÍAS
|
=$150 000
000
|
NORMATIVIDAD LEGAL PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
El artículo 86 de la LISR establece que los contribuyentes
que obtengan ingresos del título II de dicha ley, además de las obligaciones
establecidas en otros artículos tendrán, entre otras, las siguientes:
🌠Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal
de la Federación (CFF) y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta
(RLISR).
🌠Formular un estado de posición financiera y levantar
inventario de existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo
con las disposiciones reglamentarias respectivas.
🌠Llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas,
productos en proceso y productos terminados, según se trate, conforme al
sistema de inventarios perpetuos. Los contribuyentes podrán incorporar
variaciones al sistema señalado, siempre que cumplan con los requisitos que se
establezcan mediante reglas de carácter general.
La fracción IV del artículo 28 del CFF también establece la
obligatoriedad de llevar un control de sus inventarios de mercancías, materias
primas, productos en proceso y productos terminados. El control consistirá en
un registro que permita identificar por unidades, por productos, por concepto y
por fecha, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios, así como las
existencias al inicio y al final de cada ejercicio de tales inventarios. Dentro
del concepto se deberá indicar si se trata de devoluciones, enajenaciones,
donaciones, destrucciones, entre otros.
El CFF también regula aspectos de los inventarios en su
artículo 80 que se refiere a los costos de los mismos; el artículo 83 fracción
II que se refiere a las sanciones por no levantar el inventario y otros
artículos más con los que se confirma la preocupación de la autoridad para que
las empresas trabajen correctamente.
EJEMPLO APLICADO A UNA EMPRESA (SUPER MERCADO)
El supermarket “Zdenko”
tiene una gran variedad de productos en venta, los cuales 15 son los de mayor
demanda y tienen mayor movilidad en la empresa, los cuales y se representan en
la siguiente tabla:
Artículo
|
Costo
|
Aceite: Members Mark
|
20
|
Jabón: Percil
|
12
|
Papel de higiénico: Cottonelle
|
15
|
Jabón de manos: Blue
|
9
|
Manzana gold delicious
|
30
|
Mango ataulfo
|
26
|
Aromatisante: Fraiche
|
6
|
Desodorante: Reaxona
|
33
|
Escobas: Cotorros
|
14
|
Insecticida: Baigon
|
34
|
Leche: Lala
|
42
|
Garrafon de agua: Bonafond
|
21
|
Azucar: Sugar
|
34
|
Shampo: Bioexpert
|
20
|
Pinol
|
43
|
Se pide
determinar la clasificación A-B-C de los productos a través del promedio de los
artículos, por lo que se presentan los siguientes pasos:
-Tome en cuenta
los siguientes valores para
A = 16%
B = 32%
C = 52%
Se ordenarán los
productos de forma descendente de acuerdo a su promedio.
Se ordenan los artículos
|
|
Artículo
|
Costo
|
Pinol
|
43
|
Leche: Lala
|
42
|
Insecticida: Baigon
|
34
|
Azucar: Sugar
|
34
|
Desodorante: Reaxona
|
33
|
Manzana gold delicious
|
30
|
Mango ataulfo
|
26
|
Garrafon de agua: Bonafond
|
21
|
Aceite: Members Mark
|
20
|
Shampo: Bioexpert
|
20
|
Papel de higiénico: Cottonelle
|
15
|
Escobas: cotorros
|
14
|
Jabón: Percil
|
12
|
Jabón de manos: Blue
|
9
|
Aromatisante: Fraiche
|
6
|
Posteriormente se
multiplica el total de los productos por el 16%, 32% y 52% que presentan A, B y
C, respectivamente.
A
|
15*16%=2.4
|
2 articulos
|
B
|
15*32%=4.8
|
5 articulos
|
C
|
15*52%=7.8
|
8 articulos
|
Se realiza la clasificación
de los productos quedando la tabla de la siguiente manera:
Se clasifican los productos
|
||
Artículo
|
Costo
|
Clasificación
|
Pinol
|
43
|
A
|
Leche: Lala
|
42
|
|
Insecticida: Baigon
|
34
|
B
|
Azucar: Sugar
|
34
|
|
Desodorante: Reaxona
|
33
|
|
Manzana gold delicious
|
30
|
|
Mango ataulfo
|
26
|
|
Garrafon de agua: Bonafond
|
21
|
C
|
Aceite: Members Mark
|
20
|
|
Shampo: Bioexpert
|
20
|
|
Papel de higiénico: Cottonelle
|
15
|
|
Escobas: cotorros
|
14
|
|
Jabón: Percil
|
12
|
|
Jabón de manos: Blue
|
9
|
|
Aromatisante: Fraiche
|
6
|
CONCLUSIÓN
El solo hecho que las existencias de un producto vendible
que no posee un control o administración adecuada puede hacer que una empresa
pequeña o mediana baje sus utilidades de forma brusca, por otra parte, las
malas fluideces en el manejo de los productos de necesidad básica para los
consumidores de dichas empresas pueden llevar a la perdida de utilidades o hasta
pérdida de clientes. Es por eso que es de vital importancia el conocer los inventarios,
así como también es de vital importancia el saber administrarlos.
Por eso es muy importante que las empresas tengan su
inventario controlado, vigilado y ordenado, dado que de este depende el proveer
y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándole a la disposición en el
momento adecuado ya que en un futuro como ingenieros industriales podemos
desarrollar todas estas herramientas y aprendizajes dentro del ámbito
laboral – profesional.